Relatório Final -- Loyane Ferraz

Nome: Loyane Chitaro Ferraz de Oliveira          R.A.: B42BGE-7

Curso: Secretariado Executivo Bilíngue             3° semestre

Planejamento e Organização de Eventos

Relatório Final – Evento: Secretariado em foco

No dia do Evento (20/05/13), eu fiquei encarregada de levar as 400 sacolinhas de brindes prontas até a faculdade, marquei com o meu pai para ele ir me buscar no serviço, já com as 400 sacolinhas dentro do carro dele. Saí mais cedo do meu serviço, como já havia combinado com o meu gerente, meu pai foi me buscar de carro com os brindes e me levou até a faculdade.

Cheguei na faculdade pontualmente às 17h, horário solicitado pelo Prof. anteriormente em sala de aula com todas as alunas. Fui até o auditório pedir para algumas colegas de sala me ajudarem a levar as 400 sacolinhas de brindes do carro até o auditório.

Como tive que ir direto do serviço e estava com o uniforme da empresa, então, fui trocar de roupa e me arrumar. Assim que terminei fui ajudar na organização do evento. Ajudei arrumando a mesa do livro de ata, a mesa com os papeis de perguntas para o evento e pesquisa de opinião e as mesas com as sacolinhas dos brindes. Deu o horário de início do evento e infelizmente não haviam chegado muitos convidados, eu e mais algumas colegas de sala fomos divulgar pela faculdade o nosso evento, informando que estava acontecendo no auditório e convidando-os para ir assisti-lo. Com sucesso, conseguimos alguns alunos da faculdade para ir assistir o nosso evento.

Assim que o evento se iniciou, fiquei no meu posto no corredor, colaborando e ajudando com tudo o que era necessário. Na hora do sorteio dos brindes, fui até o palco ajudar a minha colega de sala Simone, na entrega dos brindes aos sorteados. Ela chamava os números sorteados no microfone e as pessoas que estavam com os respectivos números sorteados vinham até o palco retirá-los comigo.

Esse foi o primeiro evento em que eu participei como organizadora. Acredito que apesar de pequenos erros, o evento superou as expectativas de muitas colegas de sala, assim como a minha. Aprendi que planejar e organizar um evento não é uma tarefa fácil, mas, com todas colaborando e ajudando umas as outras tudo se tornou e aconteceu com muito mais agilidade. Saber trabalhar em equipe é ir em busca do sucesso!

Relatório Final -- Vânia Amaral

                                             UNIVERSIDADE PAULISTA

                RELATÓRIO FINAL DE PARTICIPAÇÃO DO EVENTO

                               “SECRETARIADO EM FOCO”

                           VÂNIA AMARAL     R.A. B559FA1

                                                 Grupo 4

                                           

                                              SÃO PAULO

                                                     2013

Relatório

Foram muitas as tentativas, algumas aquisições mas o importante é que em todo o momento me empenhei para que o evento acontecesse da melhor maneira possível.

Desde o início honrei  com o compromisso que pertencia ao meu grupo. Ficamos responsáveis pela parte da decoração do evento. Foram feitas algumas tentativas de contato com empresas de decorações e walk-talk para possíveis doações ou até mesmo empréstimo dos mesmos. Não houve retorno das mesmas respondendo os pedidos.

Quanto aos equipamentos para reserva (microfone, tela projeção, data show, técnico som/luz) foi feita uma cartinha para a coordenadora Daniela Macedo solicitando a reserva dos mesmos para o dia do evento. No dia do evento fui atrás dos técnicos para providenciar  tais equipamentos, e os mesmos foram instalados e colocados nos lugares como previsto.

Ajudei também, trazendo para a platéia alguns convidados a assistir ao evento, com direito a brindes e certificados oferecidos pelos organizadores. Providenciei 2 arranjos de flores para presentear uma de nossas representantes.

Tudo ocorreu como planejado pois todos se uniram para que o mesmo acontecesse de maneira organizada e de uma forma que satisfizesse os participantes que ali estavam para prestigiar o evento e os palestrantes do  mesmo. Podem ter ocorrido algumas falhas mínimas durante a execução do evento mas de forma imperceptível para quem ali estava prestigiando-o. De uma forma geral, um bom trabalho em equipe resultou num ótimo trabalho pois cada um fez uma parte ajudando num resultado final satisfatório.

Muitos elogios foram concebidos referente a realização do mesmo. Fiquei muito satisfeita com o resultado final do evento.

Relatório Final -- Aline Braga

UNIVERSIDADE PAULISTA / MARQUÊS

Secretariado Executivo Bilíngue – 3º semestre

Aline Braga – B334DE-8

RELATÓRIO DE CONCLUSÃO EVENTO

CICLO DE PALESTRAS SECRETARIADO EM FOCO

No dia em que o professor nos informou de que nossa turma de Secretariado iria organizar um evento, devo admitir que fiquei um tanto assustada. O evento aconteceria em três meses e não passávamos de leigas no assunto.

O professor não nos deixou desanimar, a cada aula nos orientou de como o evento deveria ser feito, conforme passava o conteúdo programático pudemos relacionar cada detalhe importante que deveríamos nos atentar no evento.

Nossa turma foi dividida em equipes, cada equipe ficou responsável por cuidar de uma parte do evento. O meu grupo ficou encarregado de providenciar a organização da sala VIP, transporte e estacionamento para os convidados, serviço de garçons (garçonetes) e recepção.

Entrei em contato com a empresa de serviços “Embrase”, para conseguir patrocínio com o serviço de recepcionista, mas não obtive sucesso. Encaminhei um e-mail  para a empresa “Cia Garçonete”, mas não tiveram nem o trabalho de responde-lo. Reconheço que faltou esforço e comprometimento da minha parte no decorrer da organização do evento, por isso decidi me dedicar ao máximo no dia da sua realização.

O meu grupo não conseguiu nenhum patrocínio, porém, não deixamos de ter os serviços de recepção e garçonete. Foram sorteadas funções que precisavam ser preenchidas, dentre elas a função que me foi delegada: recepcionar o palestrante “Celso Russomanno”. No começo fiquei com medo, mas, depois entendi que certas coisas eram mais importantes naquele momento, como manter uma boa aparência e recepciona-lo da melhor forma possível. Infelizmente ocorreu um contra tempo no dia do evento e cheguei com meia hora de atraso (17h30). As meninas já estavam se organizando e eu me disponibilizei para ajuda-las já que o palestrante só chegaria para a palestra das 21h00, estava tranquila quanto à recepção do mesmo. Enquanto fazíamos os últimos preparativos para o evento, me foi informado que o palestrante Celso Russomanno já havia chego ao campus e estava na praça de alimentação (naquele momento, todo o medo veio a tona novamente), então subi rapidamente para encontra-lo. Chegando lá, uma bela surpresa, o palestrante que ali estava era o Sr. Carlos Takahashi (este que deveria ter sido recepcionado por outra aluna, que não estava preparada, pois, ele chegou mais cedo do que o previsto). No momento que eu o vi, senti um frio na barriga, mas também um alívio, por não ter errado. O recepcionei da melhor forma possível, me desculpei por não estar no estacionamento quando ele chegou e o mesmo disse: “não precisa se desculpar, eu cheguei cedo demais! Aproveitei para conhecer um pouco do campus e comprar uma lembrancinha para a minha filha.”

Após deixar o palestrante na sala VIP, fiquei um pouco com as meninas no corredor para auxiliar na recepção. Mas não fiquei lá por muito tempo, pois, notei que não tínhamos muitos convidados, resolvi então ir a “caça” com algumas colegas. Conseguimos alguns alunos para participar do nosso evento, o que nos deixou muito feliz, já que sem eles todo o nosso esforço teria sido em vão! Após isso, fui chamada para ficar na sala VIP aguardando o termino da palestra do Sr. Takahashi, para entregar o brinde do nosso patrocinador “Mococa” à ele.

Eu estava preparada para recepcionar pessoas importantíssimas, mesmo com medo, coloquei o profissionalismo em primeiro lugar. Me surpreendi comigo mesma, porque eu me subestimei o tempo todo e no fim eu entendi que eu sou capaz de muito mais.

Durante o semestre eu pensei em desistir de Secretariado, cheguei a procurar por outras opções, mas no fundo estava triste com essa decisão. O evento em si me ajudou decidir a ficar no curso, todo esse trabalho me fez perceber que, por mais que não seja essa área que eu queira seguir, devo ir até o final, sem desistir, porque no fim, de alguma forma ou de outra, vai valer a pena!

Relatório Final -- Rosilene Mello

Rosilene Mello de Carvalho – RA - B439DA-1

 

Relatório Final

 

O evento foi organizado por uma sala de mais de 40 alunas o que não é nada fácil. É complicado trabalhar com tantas pessoas de personalidades diferentes, principalmente quando você quer ver tudo dar certo, impecável.

 

Como fiz parte da coordenação, ajudando nos detalhes e cuidando para que tudo desse certo, fiquei bastante tensa nos dias que antecederam o evento até sua realização, em 20 de maio.

 

O fato de o professor dividir a sala em equipes, sorteando-as, e assim trabalharmos com quem não tínhamos muito contato, me fez perceber o quanto temos que aprender a conhecer melhor as pessoas, aceitar opiniões. Algumas alunas pude perceber que não se dedicam tanto quanto poderiam, não se importam se vai dar certo ou não. Fazem simplesmente pela nota. Já outras me surpreenderam pela dedicação e seriedade. São pessoas que eu trabalharia novamente, com toda tranquilidade.

 

Descobri que apesar de já ter participado da organização de eventos no meu trabalho, sempre vou aprender algo diferente, o que vai agregar muito à minha profissão. Aprendi que devemos nos dedicar ao máximo, não importa se as outras pessoas não fazem sua parte. Temos que fazer de tudo para que dê certo.

 

Ao final do evento fiquei com a sensação de missão cumprida, pois ajudei no que pude tanto a minha equipe quanto às outras equipes. Na minha opinião, apesar de alguns erros, o que para mim é normal por estarmos aprendendo, o evento foi muito bom. Me trouxe grande aprendizado, tanto para a minha vida profissional, quanto para a pessoal.

Relatório Final -- Gisele Alencar

SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE

RELATÓRIO FINAL

GISELE AP. DE ALENCAR LIMA           RA: B17BDD-0    3° SEMESTRE.

O evento realizado por nós, alunas do curso Secretariado Executivo Bilíngue superou as expectativas, embora, em minha opinião tenha sido aquém daquilo que realmente podemos fazer.

Cada uma teve um papel importante no desenvolvimento do evento algumas participaram ativamente em cada etapa do trabalho, umas estavam envolvidas e outras totalmente comprometidas, entretanto, podemos afirmar que de uma maneira ou outro, acontecerá!

Todos os eventos seja ele de qualquer natureza, tem sua particularidade, organizar um evento é uma tarefa difícil e de muitas etapas, começando pelo planejamento, é preciso ter visão holística e saber lidar com imprevistos, às vezes, as coisas não saem conforme planejamos e para sair o mais próximo possível disso é preciso compreender que a cooperação e o comprometimento da equipe é a chave do sucesso.

Os palestrantes cumpriram com o que disseram e estavam ótimos no desempenho das palestras e os músicos abrilhantaram de maneira especial o evento. Até o último instante eu sentia frio em minha barriga, até que se encerre de fato, algo pode dar errado. Trabalhei como se eu fosse a organizadora porque entendo que ainda que eu não seja de fato, sou parte do todo, o corpo só funciona plenamente porque todos os membros funcionam  individualmente.  

Aprendi nesse evento que o “o patinho feio pode se tornar o grande Cisne branco” e que no final, tudo dá certo.

Relatório final -- Carolline Pichineli

Carolline Pichineli Fonseca - R.A. B450II-7 - 3° Semestre

Relatório

No dia do evento minha função foi dar suporte a todas as áreas que necessitavam, mas especificamente, dar suporte ao Buffet. No inicio de o evento fui responsável pelo meio ambiente em que organizamos o evento.

No evento de auxiliei a montar os brindes, assim que o Buffet chegou dei o suporte que precisavam e após fui buscar convidados para o evento, avalio minha participação no evento como satisfatória, pois cumpri com tudo o que me foi solicitado e ajudei em outras áreas.

Aprendi com o evento que nada é bem sucedido quando não trabalhamos em conjunto e quando não nos esforçamos. Um evento depende de muitas pessoas de uma excelente organização, de que todos colaborem, exerçam suas funções corretamente e conheçam a dos outros também para caso seja necessário. É importante saber o tipo de evento convidados, local a ser realizado e a verba disponível.

Um evento não se realiza sozinho, sempre é necessário o planejamento e o conhecimento do que se faz.

Relatório Final -- Priscila Marques

No Dia do evento 20/05/2013 cheguei ás 17h25min, não cheguei na hora exata por motivos de transportes.

Colaborei junto com as meninas a finalização e organização de brindes, durante o evento fiquei no corredor onde o professor havia me posicionado, na hora em que houve a falha do hino nacional, fui tentar ajudar, junto com o técnico da UNIP, para solucionarmos o problema.

A minha participação no evento a meu ver, foi ótima, só não foi perfeita porque não pude ficar até o final porque eu moro distante da faculdade. Mas até então o Professor me liberou, e por isso não considero a minha participação 100%.

O evento agregou de maneira positiva para minha vida profissional e pessoal, notei que para fazermos um bom trabalho ou um bom evento precisamos trabalhar em equipe, criei novas amizades com pessoas que eu não era acostumada ater nenhum tipo de contato, para mim este evento só acrescentou coisas boas na minha experiência profissional, apesar dos erros, conseguimos construir este evento e conseguimos finaliza-lo de um modo em que as pessoas elogiassem e saíssem satisfeitos de lá.

Priscila Marques.

RA:B26861-1